Protokoły z sesji rad gminnych są jawne, ale zwykle dopiero te zatwierdzone przez radnych na kolejnym posiedzeniu. Okazuje się też, że łatwiej do protokołów zajrzeć w internecie niż na miejscu w urzędzie.
Obrady radnych podczas sesji są otwarte dla mieszkańców. Oznacza to, że każdy może przyjść i osobiście przysłuchiwać się temu, co radni czy burmistrz mają do powiedzenie. Zdarza się że lokalne telewizje transmitują takie obrady, więc o najważniejszych decyzjach w mieście można dowiedzieć się za pośrednictwem telewizora.
Zainteresowanym, którzy nie mogą w sesjach uczestniczyć, pozostają transmisje w lokalnej telewizji (o ile rzecz jasna takowe są prowadzone) oraz protokoły z sesji. Te ostanie zazwyczaj publikowane są w Biuletynie Informacji Publicznej na urzędowych stronach WWW.
– Z naszych doświadczeń wynika, że w większości miast, szczególnie tych większych, nie ma z tym problemów. Protokoły z sesji można znaleźć w BIP. Jeszcze parę lat temu system kulał, ale dziś informacje posesyjne dość szybko są upublicznianie. Bywa, że trudno się doszukać w internecie protokołów z prac komisji rad miejskich, ale te z sesji są raczej łatwo dostępne – ocenia Grzegorz Wójkowski, prezes Stowarzyszenia Aktywności Obywatelskiej Bona Fides, której celem jest m.in. zwiększenie dostępu obywateli do informacji publicznej.
Protokół z danej sesji zatwierdzany jest przez radnych, co dzieje się zwykle na kolejnej sesji i dopiero wtedy upubliczniany w internecie.
– Jakiekolwiek zmiany bez zgody radnych w przyjętym przez nich i opublikowanym już protokole są niezgodne z statutem gminy – podkreśla Wójkowski.
Zastrzeżenia w tym temacie miał jeden z radnych w Nowogrodzie. – Ze zgrozą stwierdziłem, że protokół z obrad naszej rady poprzedniej kadencji, opublikowany na BIP, został zmodyfikowany – alarmował Karol Wyszyński.
Wątpliwości budziły aż trzy daty przypisane do zamieszczonego w BIP protokołu z sesji nr VII/2011: data utworzenia – 2011, data publikacji – 2012 oraz data modyfikacji – 2013 r.
Okazało się, że zamieszczony obecnie protokół niczym nie różni się od pierwotnego.
– Sprawdziliśmy to słowo po słowie. Być może nastąpiła jakaś aktualizacja czy błąd w systemie informatycznym, bo naprawdę trudno po takim czasie powiedzieć, dlaczego pojawiła się data modyfikacji – twierdzi Anna Berdyga, zastępca kierownika USC, czuwająca także nad pracami RM w Nowogrodzie.
Dodaje, że w razie wątpliwości każdy radny zawsze możne na miejscu w urzędzie sprawdzić protokół, zarówno jego pierwotną wersje, jak też tę opublikowaną.
A co mieszkańcami, którzy nie mają komputera, nie chcą korzystać z internatu lub po prostu wolą z dokumentem zapoznać się w formie papierowej?
Ci mogą napotkać pewne utrudnienia, jak mieszkanka miejscowości Brzozów na Podkarpaciu.
– W urzędzie miasta odmówiono mi – na mój ustny wniosek – dostępu do informacji publicznej, tj. przeglądania na miejscu oryginału protokołu z sesji rady miasta. Jak się ma do tego art 10 pkt 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej, który mówi, że informacja publiczna, która może być niezwłocznie udostępniona, jest udostępniana w formie ustnej lub pisemnej bez pisemnego wniosku. Cała procedura pisemnej skargi na radę czy burmistrza będzie trwała. Dlaczego obywatel tego państwa nie może uzyskać zagwarantowanej ustawą informacji publicznej – uważa zdenerwowana mieszkanka.
– Sposób i formy udostępniania informacji publicznej opisuje regulamin naszego urzędu. Wynika z niego jasno, że informacji tych udzielamy na pisemny wniosek mieszkańca, który musi uzyskać zgodę kierownika urzędu. Nie było tu więc żadnej złej woli urzędnika, ale nie załatwiamy takich spraw od ręki – tłumaczy Beata Bodzioch-Kaznowska, sekretarz gminy Brzozów.
Grzegorz Wójkowski radzi mieszkańcom, by wnioskując o wgląd do protokołów z sesji, dość precyzyjnie pisali, o jaki dokument im chodzi.
Dla niektórych urzędników protokół oznacza dopiero dokument zatwierdzony i przyjęty przez radę, więc zwlekają z jego udostępnieniem do kolejnej sesji. Ale zapadały już wyroki sądowe, z których wynika, że obywatel może mieć wgląd do tzw. wersji roboczej protokołu – zaznacza szef Bona Fides.
Przypomina, że jeśli informacja publiczna nie wymaga przetworzenia, urząd ma dwa tygodnie na przygotowanie odpowiedzi wnioskodawcy.